Abiturballguideline
Wir geben dir hier praktische Tipps & Fragestellungen auf den Weg.
  • Reibungsloser Ablauf

    Alle wichtigen Informationen für einen gelungenen Abschlussball.
  • Deadlines

    Bleib im Zeitplan und benutze die Übersicht auf der letzten Seite um keine Deadline zu vergessen.
  • Impulse

    Neue Impulse zur Sponsorenfindung und Programmplanung erwarten dich.

Ablauf und Zeiten

Zur Koordinierung Ihres Abiturballes ist es wichtig, dass wir einen kompletten Ablaufplan haben. Dazu können folgende Zeiten gehören: Aufbau, Probe, Fotos, Einlass, Programmbeginn, Buffetbeginn, Servicestopps, Umbauzeiten, Beginn der Abendkasse. Änderungen im Ablauf können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt noch treffen. Aus organisatorischen Gründen kann die Probe frühestens eine Stunde vor Beginn stattfinden. Probezeiten müssen im Vorhinein angemeldet werden.

 

DJ, Moderation und Tontechnik

Während des Abiturballes kommt es oft vor, dass Sie Hintergrundmusik benötigen oder eine Band auftritt. Hintergrundmusik und allgemeine Musikwünsche sollten Sie im Vorhinein mit dem DJ besprechen. Dazu erhalten Sie von uns zeitnah die Kontaktdaten des DJs. Bands, Chors und andere Künstler benötigen meist eine besondere Abnahme Ihrer Stimme oder der Musikinstrumente. Die benötigte Technik können wir Ihnen dazu zur Verfügung stellen. Bitte beachten Sie, dass dafür zusätzliche Kosten anfallen können.

 

Beamer, Leinwand oder TV-Geräte

Zur Vorführung von Filmen, Präsentation von Bildern oder für eine TV-Übertragung (Fußball) bieten wir Ihnen eine große Leinwand inkl. Beamer an. Bitte denken Sie an einen Laptop für die Präsentation. Alternativ vermieten wir auch Flachbildschirme und Laptops.

 

Tischplan und Gästeliste

Die Platzierung der Gäste erfolgt im Voraus durch Sie. Dazu erhalten Sie einen durchnummerierten Tischplan. Anhand dessen erstellen Sie die Gästeliste mit festen Tischnummern. Das heißt, dass jedem Gast ein Tisch zugeordnet wird. Bitte stellen Sie die Gästeliste alphabetisch auf. Wir stellen Ihnen dazu eine Gästeliste im Excel-Format bereit. Selbst erstellte Gästelisten, können wir nicht für unsere Planung verwenden.

An einen runden Galatisch passen 8, bis maximal jedoch 12 Gäste (Achtung, muss angemeldet werden). Bei der Berechnung der maximalen Tischanzahl, gilt folgende Formel als Richtwert: Tische = (Gäste*110%)/10

 

Sponsoring

Langjährige Erfahrungen haben uns gezeigt, dass jedes Jahr Schulen von Unternehmen gefördert werden. Denkbar sind Werbebanner, Werbevideos, Produktplatzierungen (auch Autos), Logoabdruck und vieles mehr. Bitte bedenken Sie, dass in einigen Veranstaltungslocations aufgrund von Werbeverträgen kein Sponsoring durch einige Firmen möglich ist. Sponsorenrechnungen können nach Absprache ausgestellt werden.

 

Fotos

Das Gruppenfoto und die Einzelfotos werden von einem professionellen Fotografen vor Ort gemacht. Die Fotos werden noch am gleichen Abend entwickelt und können direkt gekauft werden. Aber auch später haben Sie noch die Möglichkeit die Fotos aus dem Internet zu bestellen. Der Fotograf ist in jedem Paket bereits enthalten. Sollte die Zeugnisausgabe nicht während des Abiturballes stattfinden, können die Fotos auch kostenfrei in der Schule aufgenommen werden.

 

GEMA

Für das Abspielen von Musik ist bei der Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte ein Beitrag zu entrichten. Dieser richtet sich nach der Personenzahl, der Raumgröße und Künstlerhonoraren (lt. GEMA: Aufwendungen für künstl. Darbietungen). Gerne teilen wir Ihnen die benötigten Angaben mit. Anmeldeformular: https://online.gema.de/aidaos/index.faces

Die bestätigte Anmeldung muss uns vor dem Veranstaltungstag vorliegen. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Anmeldung selbst verantwortlich sind.

 

Künstlergarderobe oder Umkleideraum

Haben Sie schon an einen Raum für Ihre Künstler gedacht? Eine Künstlergarderobe bietet sich für jedes größere Rahmenprogramm mit mehreren Künstlern an, dafür können weitere Kosten anfallen.

 

Eintrittskarten

Die Karten werden einseitig von einer professionellen Printagentur bedruckt und beschnitten. Deshalb ist es notwendig die gültigen Standards beim Kartenentwurf zu beachten. . Das endgültige Druckformat liegt bei 210 x 105 mm. Bitte beachten Sie allerdings die Karten an jeder Seite um 2 mm angeschnitten werden. Deshalb ist es notwendig die Karten mit 214 x 109mm zu erstellen.

Achtung: keine wichtigen Informationen innerhalb des 2mm Anschnittes und keine Schrift zu nahe am Rand platzieren. Die Auflösung beträgt 300 DPI und als Farbmodus ist CYMK zu wählen. Das Dokument sollte als PDF gespeichert werden. Bitte beachten Sie, dass vom Einreichen der Druckvorlage bis zum Versand ca. 2 Wochen vergehen. Bitte teilen Sie uns des Weiteren die Versandadresse für die Flyer mit.

Änderungswünsche

Vielleicht sind Sie mit einem Bestandteil Ihres Buffets nicht zufrieden oder Sie möchten unbedingt eine Crème brûlée essen, dann können Sie einzelne Teile Ihres Buffets austauschen. Bitte achten Sie darauf, dass nur gleichwertig getauscht wird. Beispielsweise könnten Spaghetti Bolognese durch Spaghetti alla genovese ersetzt werden. Kalbsgeschnetzeltes kann allerdings nicht durch Rumpsteak ersetzt werden. Grundsätzlich ist eine Anpassung möglich, nur auf den Grundsatz der Gleichwertigkeit ist zu achten, da Sonderwünsche oftmals einen Aufpreis bedeuten. Ihre Änderungswünsche müssen uns spätestens 4 Wochen vor dem Veranstaltungsdatum vorliegen.

 

Vegan oder vegetarisch

Haben Sie vegetarisch oder vegan essende Gäste? Haben einzelne Gäste Gluten-Unverträglichkeiten? Um jedem Gast gerecht zu werden, finden wir zusammen eine Lösung.

 

Einmaleindeckung

Wir können die Tische vor dem Veranstaltungsbeginn einmalig mit Flaschengetränken eindecken. Dazu bieten sich Wasser- und Saftflaschen auf den Tischen an. Die Einmaleindeckung wird in einigen Fällen pro Person und in anderen Fällen pro Tisch abgerechnet.

 

Sektempfang

Ein Sektempfang zur Begrüßung Ihrer Gäste sorgt für einen lockeren Start in den Abend. Bei Interesse nennen wir Ihnen gerne die Preise.

 

Schülercocktail

Fragen Sie uns auch nach einem Schülercocktail. Dabei handelt es sich um einen aktuellen saisonalen Cocktail, der im Vergleich zu den anderen Cocktails preisgünstiger ist.

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  • Standard

  • Ab 34,90€
  • Das Beste für ein schmalles Budget.
  • enthält:
  • Veranstaltungslocation
  • Basis Technikpaket
  • Buffet
  • Basisbetreuung
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Meist gekauft
  • Gold

  • Ab 47,00€
  • Das Rundum-Sorglospaket
  • enthält:
  • hochwertige Location
  • Erweitertes Technikpaket
  • umfangreiches Buffet
  • Eventmanager 24/7 Betreuung
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Leistung
  • Platinum

  • Ab 49,00€
  • Das Platinum-Paket für besondere Ansprüche
  • enthält:
  • hochwertige Location 4 Sterne+
  • Umfangreiche Technik, DJ, Tontechniker
  • hochwertiges Galabuffet
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